初めてでもできるBCPのマニュアルを策定する7ステップ

      2019/12/26


地震や台風などさまざまな自然災害が発生する日本では、事業を守るためにBCPが欠かせません。

しかしBCPを導入しようと思っても、どうやって策定すればいいのか分からないと悩んでいる方も多いはずです。

今回はそんな方のためにBCPの基本と作成する手順などを紹介していきます。

この記事を読むことで慣れていない方でもスムーズにBCPを策定できるようになるので、ぜひ読み進めてください。

BCP(事業継続計画)とは


BCPとは、災害・事故・テロなどの緊急事態が発生したときに、企業が損害を最小限に抑え、事業継続や早期復旧を図るための計画のことです。

「Business Continuity Plan」の頭文字を取ったもので、日本語に訳すと「事業継続計画」となります。

簡単に言うと、「何か緊急事態が発生したときに、重要な事業がストップしないように、あるいはストップしたとしても被害が最小限に済むように、取り決めておく計画」のことです。

緊急事態としては自然災害や大事故、テロ攻撃などの事業の継続に影響を与える可能性のあるものが挙げられます。

事業のストップは、企業としての信頼を失うことに繋がりかねません。

また、緊急事態への対策が十分にできていないことで、迅速に事業の復旧ができない恐れがあります。

現在、BCP対策を直接義務付ける法律や条例はありません。しかし、企業の信頼や従業員や顧客の生命を守るためにも、BCPをしっかりと行い、対策することは企業にとって必要不可欠な取り組みであると言えます。

なぜマニュアルを作成する必要があるのか


なぜマニュアルを作成しなくてはいけなのかと言うと、それは被害を最小限にとどめ、事業を継続するためには、迅速に緊急事態に対応する必要があるからです。

緊急事態が発生してから、どう行動するかを考えていたのでは対応が遅れ、被害の拡大につながってしまいます。

加えて、緊急事態発生時は混乱が生まれやすいものです。対応が事前に決まっていて、マニュアルになっていれば、多少の混乱があってもある程度は冷静に対応することができます。

逆に言えば、対応が定まっていないことで混乱が加速し、場合によっては従業員や顧客の命を危険にさらすことにもつながりかねません。

災害などの緊急事態はいつ発生するか、誰にも分からないのです。だからこそ、BCPマニュアルを事前に作成し、従業員に浸透させておく必要があります。

BCPマニュアルの基本フレーム


BCPマニュアルを策定する主な手順は、以下の7ステップです。

①BCPの基本方針を決める
②想定する緊急事態を定める
③優先する中核事業を決定する
④RTO・RLOを設定する
⑤緊急事態発生時の対応フローを作成する
⑥教育訓練によってBCPを浸透させる
⑦BCP運用チェックリストの作成

それぞれ具体的に解説していくので、これからBCPを導入したいと考えている方は、ぜひじっくり読んでみてください。

①BCPの基本方針を決める

なぜBCPを定める必要があるのか、なんのためにBCPを策定するのかなどをここには記します。

BCP作成のコアとなる部分なので、十分な検討が必要です。

②想定する緊急事態を定める

数ある緊急事態の中で、現時点で想定対象とするものを決定します。

あまり多くの緊急事態を想定としてしまうと負荷が大きくなりすぎてしまうため、自社にとって特に甚大な影響を及ぼす可能性の高いものに絞ったほうがよいでしょう。

③優先する中核事業を決定する

緊急事態が発生し、事業が中断したときに、全ての事業を一斉に復旧することはできません。

なので、特に優先して復旧すべき事業を事前に決めておく必要があります。

④RTO・RLOを設定する

トラブル発生時に優先して復旧させる業務を洗い出した上で各業務のRTO(目標復旧時間)とRLO(目標復旧レベル)を設定します。それぞれの具体的な意味は以下のとおりです。

【RTO:目標復旧時間】
中断した業務やシステムをいつまでに復旧させるのかを決める指標です。事業の損失を許容できる時間だと考えましょう。【RLO:目標復旧レベル】
中断した業務などをどのレベルまで復旧させるのかを決定する指標のことです。RTOが1日でRLOが50%であれば、1日以内に50%のサービスを提供できるように復旧するという意味になります。

上記のようにRTOとRLOはセットで考えられ、トラブル発生前の状態(100%)に設定するよりは、50%などに決めた方が事業の復旧が早くなります。

⑤緊急事態発生時の対応フローを作成する

緊急事態発生時の対応フローは、「初期対応フェーズ」、「業務仮再開フェーズ」、「本格復旧フェーズ」の3つに分けることが基本的です。

「初期対応フェーズ」(緊急事態発生から24時間~2,3週間)には周囲の安全確保、従業員の安否確認と緊急連絡及び危機管理対策本部の設置、二次被害の防止、業務を継続する環境の確保などが含まれます。

「業務仮再開フェーズ」は優先的に再開する業務や店舗・工場、現場の選定、当該業務の仮再開などがあたります。

「本格復旧フェーズ」(緊急事態発生から2~3週間後以降)には事態の収束と、平常業務への本格復旧が行われます。

⑥教育・訓練によってBCPを浸透させる

BCPマニュアルは存在するだけでは意味がありません。従業員にしっかりと浸透していることで初めてその効力を発揮します。

日ごろから教育や訓練を行って、各従業員に浸透させていく必要があります。

⑦BCP運用チェックリストの作成

時間が経てば環境が変わり、事業も変化します。そのため、BCPマニュアルも変化に合わせて更新しなくてはいけません。

そのため、BCPマニュアルが実情にあっているのかを定期的に検査するためのチェックリストを作成しておくことが重要です。

ガイドライン・サンプルを参考にすれば策定しやすい


BCPの策定は慣れていないとなかなか難しく、外部コンサルタントに依頼するとコストがかかるという問題があるため、導入を躊躇しているケースがあります。

一からBCPを作成するという方は国や各自治体が発表しているBCPのサンプルやガイドラインを参考にすれば、効果的なBCPを策定できるはずです。

主なBCPのサンプル・ガイドラインは、以下の4つがあります。

中小企業庁が発表した中小企業BCP策定運用指針は、入門コース、基本コース、中級コース、上級コースに分かれているため、初めてBCPを作成する方でも分かりやすいはずです。

まとめ

今回はBCPの予備知識とBCP作成の手順などを説明しました。本記事の重要なポイントには、次の3点があげられます。

  • BCPは事業の継続または早期復旧を図る計画のこと
  • BCPを策定しておけば、トラブル発生時でもある程度冷静に対処できる
  • 初めてBCPを作成する場合は、国が発表しているサンプルやガイドラインを参考にする

この記事を参考にして、トラブル発生時に役立つBCPを策定しましょう。

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